BAB 5 : MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI
Bab 5 menjelaskan bagaimana
mendesain file data. Fokus kita adalah pada perancangan data untuk basis data
relasional. Pada basis data relasional (Relational Data Base), data yang di
sajikan berupa table dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan di table, yang ekuivalen dengan file, dan
kita akan menggunakan istilah tersebut bergantian. Kolom dalam table disebut
sebagai atribut (attribute) dan
ekuivalen dengan field di sebuah file. Istilah tersebut juga akan digunakan
bergantian. Baris table-tabel ekuivalen dengan record di sebuah file.
Basis data (database) adalah
pengumpilan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system
manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat
program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, dan menyaring
informasi dari basis data.
A.
MENGIDENTIFIKASI DAN MENDOKUMENTASI FILE
Diagram akan digunakan untuk
mendokumentasi desain data SIA. Diagram kelas UML dapat digunakan untuk mendokumentasi
(a) table-tabel dalam SIA, (b) hubungan antar table, (c) atribut-atribut table.
B.
MENDOKUMENTASI FILE TRANSAKSI
File transaksi akan diperlukan
untuk kejadian pesanan, pengiriman, faktur, dan penerimaan kas.
-
Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya table transaksi
Bahwa informasi tidak perlu dicatat dalam system
computer untuk setiap kejadian. Dengan kata lain, tidak semua kejadian relevan
dengan pemodelan data.
-
Tentukan kejadian-kejadian didalam proses
-
Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam
system computer
-
Keluarkan kejadian query dan pelaporan karna mencakup
penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA
-
Keluarkan kejadian pemeliharaan
·
KEJADIAN
DAN TABLE INDUK
Biasanya, system informasi yang
mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk.
1.
Barang/Jasa
2.
Agen
3.
Kas
4.
File Induk buku besar
Secara umum, table induk digunakan
untuk menyimpan data yang relative pemanen tentang entitas. Keuntungan
penggunaan table induk untuk menyimpan data jenis ini diberikan dibagian selanjutnya.
Manfaat Tabel Induk : Salah satu alasan pembuatan table induk adalah untuk
mnghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.
Pedoman Untuk Menetukan Perlunya Tabel Induk : Pedoman
untuk mengientifikasi perlunya tabel induk akan dibahas secara terperinci
ketika rangkaian tahap-tahap formal untuk membuat diagram kela UML disajikan.
C.
ATRIBUT DAN HUBUNGAN
Analisis digunakan untuk
mengidentifikasi transaksi dan tabel induk yang diperlukan.
Tiga konsep yang akan membantu anda
memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian : (1) Kunci
primer, (2) Atribut terhubung (kunci asing), (3) Kardinalitas hubungan.
- Kunci Utama
Kunci Utama (Primary Key) adalah
atribut yang secara unik mengidentifikasi record pada tabel.
-
Tabel
Pelanggan
-
Tabel
Persediaan
-
Tabel
Pesanan
- Kunci Asing
Kunci Utama (foreign Key) adalah
field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci
asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya.
-
Kunci asing
yang menghubungkan record dengan kejadian dengan record induk
-
Kunci asing
yang menghubungkan dua kejadian yang terjaid dalam suatu urutan
- Hubungan Antar Tabel
Kardinalitas hubungan menunjukan berapa banyak
keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) di
hubungkan dengan jenis entitas lain. Kardinalitas berikut ini digunakan dalam
desain basis data :
-
Satu dengan satu (1:1)
-
Satu dengan
banyak / banyak dngan satu (1:m / m:1)
-
Banyak
dengan banyak (m:n)
- Menentukan Kardinalitas
Setiap pola membuat dua pernyataan
independent tentang hubungan antar entita.
Juga, sis kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waktu.
- Siginifikasi konsep untuk
aplikasi basis data
-
Mengimplementasi
dokumen dan laporan
-
Mengimplementasi
formulir input
-
Mengontral
data SIA L Integritas referensial
D.
PENDESAINAN DATA DENGAN DIAGRAM KELAS UML (CONTOH
MENYELURUH)
Empat langkah dasar yang perlu
diambil untuk mengembangkan data dengan menggunakan diagram kelas UML.
- Letakkan
tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML.
- Letakkan
tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML
- Tantukan
hubungan yang diperlukan antar tabel
- Tentukan
atribut yang diperlukan.
BAB 6 : MEMAHAMI
DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN
System manajemen basis data(Data base manajement system –DBMS) adalah
sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk,mengorganisasi dan
mendapatkan kembali dari suatu informasi basis data. Query adalah permintaan informasi dari basis data dan element
penting pada basis data relasional.
Microsoft acces adalah satu contoh piranti lunak manajemen basis data
yang akan banyak digunakan oleh orang orang ,penyedia piranti lunak basis data
lainnya adalah oracle,IBM dan Informix.
Laporan(report) adalah
penyajian data yang terpola dan tersusun ,laporan dibuat dan digunakan sebagai suatu bagian integral dari proses
bisnis,pelaporan meliputi penggabungan,peringkasan dan pengorganisasian
informasi tentang kejadian,agent dan barang/jasa dengan berbagai cara.
Spesifikasi Query
Ada 2 macam query ,yaitu :
·
Query satu table
·
Query banyak table
MENENTUKAN KRITERIA DENGAN BANYAK
KONDISI
Operator AND merupakan operator Boolean ,yang berarti bahwa setiap
kondisi di kriteria haruslah benar untuk seluruh kriterua yang akan dipenuhi
.kondisi lain juga dapat dihubungkan dengan operator OR.
JENIS JENIS LAPORAN
Ada dua jenis laporan ,yaitu :
·
Laporaran standar
Laporan yang sudah dipaket kan didalam program akuntansi
·
Laporan fleksibel
Laporan yang dibuat dan di desain oleh pengguna dari awal
hingga akhir
Kebanyakan laporan memilki header laporan,header halaman,footer halaman
dan footer laporan disamping isi utama yang mencakup data yang akan disajikan
didalam laporan.
TATA LETAK LAPORAN
Header halaman(page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi
yang tampak dibagian atas laporan,Footer Halaman(page footer) tampak dibagian
bawah halaman laporan yang biasanya mencakup nomor halaman,footer
laporan(report folder) terlihat satu kali di bagian akhir laporan, biasanya
menyajikan informasi ringkasan total semuanya.Perincian laporan(report detail)
berisi informasi utama di dalam laporan ,bagian ini menyajikan data berbagai
entitas.
Kotak label dan kotak teks dua elemen penting laporan apa pun adalah
label dan data ,kotak label(label box) menampilkan teks deskriptif dan tidak
terpengaruh oleh data didalam table ,kotak text(text box) menampilkan data yang
diambil dari table ,kotak label bersifat statis dan tidak berubah ketika data
yang berada didalam nya diubah sedangkan kotak teks bersifat dinamis informasi
yang berada pada kotak teks tergantung pada isi table yang mendasarinya
ISI LAPORAN
Seperti query ,perancang harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna
dan memutuskan data apa yang perlu dimasukan didalam setiap laporan,table yang
memuat unsur unsur data yang diperlukan untuk laporan tersebut harus
diidentifikasi.informasi laporan juga dipilih berdasarkan kriteria.
ORGANISASI LAPORAN
Disamping membuat keputusan data apa yang akan dimasukan ,perancang
memiliki beberapa pilihan untuk mengorganisasikan informasi pada suatu laporan.
LAPORAN KEJADIAN
·
Laporan daftar kejadian sederhana
Daftar
kejadian sederhana menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama satu
periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa
adanya pengelompokan atau sub total
·
Laporan perincian kejadian dikelompokan
Laporan perincian kejadian yang dikelompokan menampilkan
daftar kejadian selama satu periode dan umumnya dikelompokan menurut
barang/jasa dan agen
·
Laporan ringkasan kejadian
Meringkas data kejadian menurut berbagai parimeter,laporan
ringkasan perincian lebih unggul dibandingkan laporan perincian kejadian
berkelompok ketika sejumlah besar kelompok perlu dilaporkan
·
Laporan satu kejadian
Menyajikan perincian mengenai satu kejadian.sering kali
laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan ke pelanggan
atau pemasok
BAB 7 : MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR
Formulir entry bentuk tabel menyediakan desain seperti kertas
kerja untuk memasukkan banyak record disatu tabel. Jenis formulir ini sering
digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian. Sebagai contoh apabila penerimaan
kas diterima dalam sebuah surat dioagi hari, petugas penerimaan kas bisa jadi
memiliki sekumpulan penerimaan kas untuk dicatat. Formulir entry multitabel
digunakan untuk menambahkan data kelebih dari satu tabel. Sebagai contoh,
formulir entri pesanan dicontoh 7.7 mencatat data di tabel pesanan dan
princian_pesanan. Untuk setiap pesanan, bisa terdapat banyak record perincian
pesanan.
Cara-Cara Entri Data
A.
Agen
internal mengetik data
B.
Agen
internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian,
tombol radio, atau kotak cek.
C.
Agen
internal memindai kode barang(barcode) produk atau kartu identifikasi
pelanggan.
D. Pengguna memasukkan data dengan
menggunakan formulir disitus web perusahaan.
Kebutuhan akan formulir tergantung pada (a) data apa perlu
dikumpulkan dan (b) bagaimana data tersebut akan dikumpulkan.
Mendokumentasikan Isi
dan Organisasi Formulir : Pola Desain Formulir
5 Unsur formulir yang memerlukan dokumentasi:
ü Menunjukkan tabel data dimana data
formulir dicatat.
ü Menunjukkan atribut apa dari setiap
tabel yang dimasukkan didalam formulir.
ü Menunjukkan bagaimana data
organisasi didalam formulir.
ü Menunjukkan tabel lain yang
menyajikan data yang ditampilkan tetapi tidak dimasukkan.
ü Menunjukkan tabel mana yang
digunakan di formulir utama dan subformulir untuk menampilkan data.
Mendesain Formulir
- Mengidentifikasi dan
mendokumentasikan formulir yang diperlukan
- Formulir entri data satu record
: tabel arsip manajer untuk fairhaven convenience store
- Formulir satu record: formulir
setoran
Tidak ada komentar:
Posting Komentar