D F D (DATA FLOW DIAGRAM)

DFD (Data Flow Diagram)

I.                   PENGERTIAN DFD

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantuuntuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.

 DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yangsedang berjalan logis. Dalam sumber lain dikatakan bahwa DFD ini merupakan salahsatu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsisistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yangdimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yangmemberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alatperancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisidapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yangmudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuatprogram.Suatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuahsistem kontekstual data flowdiagramyang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan entitasluar. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadisuatu bagian sub-sistem yang lebih kecil adan untuk menggarisbawahi arus dataantara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu "dikembangkan" untukmelihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya.

Data Flow Diagram atau sering disingkat DFD adalah perangkat-perangkat analisis dan perancangan yang terstruktur sehingga memungkinkan peng-analis sistem memahami sistem dan subsistem secara visual sebagai suatu rangkaian aliran data yang saling berkaitan.

II.                 FUNGSI DFD

Fungsi dari Data Flow Diagram adalah :

·         Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

·         DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

·         DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

III.              SIMBOL-SIMBOL DFD

IV.             JENIS-JENIS DFD

• Context Diagram (CD)

Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. (CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem).

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggambar CD;

Terminologi sistem :

-        Batas Sistem adalah batas antara “daerah kepentingan sistem”.

-        Lingkungan Sistem adalah segala sesuatu yang berhubungan atau mempengaruhi sistem tersebut.

-        Interface adalah aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan linkungan sistem tersebut.

Sebagai contoh, dalam gambar 1.

Menggunakan satu simbol proses,

Catatan:

Yang masuk didalam lingkaran konteks (simbol proses) adalah kegiatan pemrosesan informasi (Batas Sistem). Kegiatan informasi adalah mengambil data dari file, mentransformasikan data, atau melakukan filing data, misalnya mempersiapkan dokumen, memasukkan, memeriksa, mengklasifikasi, mengatur, menyortir, menghitung, meringkas data, dan melakukan filing data (baik yang melakukan secara manual maupun yang dilakukan secara terotomasi).

Nama/keterangan di simbol proses tersebut sesuai dengan fungsi sistem tersebut,

Antara Entitas Eksternal/Terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung

Jika terdapat termintor yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( #  ).

Jika Terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh peran yang dipermainkan personil tersebut.

Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.

Diagram Level n / Data Flow Diagram Levelled

Dalam diagram n DFD dapat digunakan untuk menggambarkan diagram fisik maupun diagram diagram logis. Dimana Diagram Level n merupakan hasil pengembangan dari Context Diagram ke dalam komponen yang lebih detail tersebut disebut dengan top-down partitioning. Jika kita melakukan pengembangan dengan benar, kita akan mendapatkan DFD-DFD yang seimbang. Sebagai contoh, gambar 1.1, gambar 1.2, gambar 1.3, gambar 1.4 dan gambar 1.5.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat DFD ialah:

-        Pemberian Nomor pada diagram level n dengan ketentuan sebagai berikut:

Setiap penurunan ke level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut dalam sepesifikasi proses yang jelas. Sehingga  seandainya belum cukup jelas  maka seharusnya diturunkan ke level yang lebih rendah.

Setiap penurunan harus dilakukan hanya jika perlu.

Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah level  yang sama karena yang kompleks bisa saja diturunkan, dan yang sederhana mungkin tidak perlu diturunkan. Selain itu, karena tidak semua proses dalam level yang sama punya derajat kompleksitas yang sama juga.

Konfirmasikan DFD yang telah dibuat pada pemakai dengan cara top-down.

Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level n harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level n+1. Dimana level n+1 tersebut mendefinisikan sub-proses pada level n tersebut.

Penyimpanan yang muncul pada level n harus didefinisikan kembali pada level n+1, sedangkan penyimpanan yang muncul pada level n tidak harus muncul pada level n-1 karena penyimpanan tersebut bersifat lokal.

Ketika mulai menurunkan DFD dari level tertinggi, cobalah untuk mengidentifikasi external events dimana sistem harus memberikan respon. External events dalam hal ini berarti suatu kejadian yang berkaitan dengan pengolahan data di luar sistem, dan menyebabkan sistem kita memberikan respon.

-        Jangan menghubungkan langsung antara satu penyimpanan dengan penyimpanan lainnya (harus melalui proses).

-        Jangan menghubungkan langsung dengan tempat penyimpanan data dengan entitas eksternal / terminator (harus melalui proses), atau sebaliknya.

-        Jangan membuat suatu proses menerima input tetapi tidak pernah mengeluarkan output yang disebut dengan istilah “black hole”.

-        Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima input tetapi tidak pernah digunakan untuk proses.

-        Jangan membuat suatu hasil proses yang lengkap dengan data yang terbatas yang disebut dengan istilah “magic process”.

-        Jika terdapat terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( #  ), begitu dengan bentuk penyimpanan.

-        Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.

• DFD Fisik

Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukan entitas-entitas internal dan eksternal dari sistem tersebut, dan aliran-aliran data ke dalam dan keluar dari entitas-entitas tersebut. Entitas-entitas internal adalah personel, tempat (sebuah bagian), atau mesin (misalnya, sebuah komputer) dalam sistem tersebut yang mentransformasikan data. Maka DFD fisik tidak menunjukkan apa yang dilakukan, tetapi menunjukkan  dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sebuah sistem dilakukan. (Tidak Bahas).

Perlu diperhatikan didalam memberikan keterangan di lingkaran-lingkaran (simbol proses) dan aliran-aliran data (simbol aliran data) dalam DFD fisik menggunakan label/keterangan dari kata benda untuk menunjukan bagaimana sistem mentransmisikan data antara lingkaran-lingkaran tersebut.

Misal :

Aliran Data          : Kas, Formulir 66W, Slip Setoran

Proses                  : Cleck Penjualan, Kasir, Pembukuan, dll.

• DFD Logis

Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukkan proses-proses dalam sistem tersebut dan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari proses-proses tersebut. Kita menggunakan DFD logis untuk membuat dokumentasi sebuah sistem informasi karena DFD logis dapat mewakili logika tersebut, yaitu apa yang dilakukan oleh sistem tersebut, tanpa perlu menspesifikasi dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sistem tersebut dilakukan.

Keuntungan dari DFD logis dibandingkan dengan DFD fisik adalah dapat memusatkan perhatian pada fungsi-funsi yang dilakukan sistem.

Perlu diperhatikan di dalam pemberian Keterangan/ Label;

Lingkaran-lingkaran (simbol proses) menjelaskan apa yang dilakukan sistem

Misal : Menerima Pembayaran, Mencatat Penjualan, Membandingkan kas dan Daftar Penerimaan, Mempersiapkan Setoran, dll.

Aliran-aliran data (simbol aliran data) menggambarkan sifat data.

Misal :   Pembayaran (bukan “Cek”, “Kas”, “ Kartu Kredit”

Jurnal Penjualan (bukan “Buku Penjualan”), dll

Usulan dari analis ( berupa DFD dalam bab 4 ), beberapa hal yang umum yang mendapat perhatian dalam mendesain baru tersebut ialah:

Menggabungkan beberapa tugas menjadi Satu

Master Detail Update

Meminimalkan tugas-tugas yang tidak penting

Menghilangkan tugas-tugas yang duplikat

Menambahkan proses baru

Meminimalkan proses input

Menetapkan bagian mana yang harus dikerjakan komputer dan bagian mana yang harus dikerjakan manual

V.                LEVEL-LEVEL DFD

1. Diagram Konteks

Merupakan diagram tingkat atas yang terdiri dari proses dan menggambarkan hubungan terminator dengan sistem yang mewakili suatu proses. Hubungan antar Terminator dan Data Store tidak digambarkan.

2. Diagram Zero

Diagram ini merupakan diagram tingkat menengah yang menggambarkan proses utama dari dalam sistem, yang terdiri dari hubungan entitas (entity), proses data flow dan penyimpanan data (data store).

3. Diagram Detail atau Diagram Primitif

Diagram Primitif merupakan diagram paling bawah yang tidak dapat diuraikan lagi, sedangkan Diagram Detail masih dapat diuraikan.

VI.              SYARAT PEMBUATAN DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD yang baik, dalam arti menyenangkan untuk dilihat dan mudah dibaca oleh pemakai adalah:

ü  Pemberian nama untuk tiap komponen DFD.

ü  Pemberian nomor pada komponen proses.

ü  Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat.

ü  Penghindaran DFD yang rumit.

ü  Pemastian DFD yang dibentuk itu konsisten secara logika.

Referensi :

http://freezcha.wordpress.com/2010/02/27/data-flow-diagram-dfd/

http://aldyberliawan.blogspot.com/2012/10/pengertian-data-flow-diagram-dan-contoh.html

http://sekaragengpratiwi.wordpress.com/2012/02/02/sistem-terstruktur-dfd-dan-erd/

http://7enius.wordpress.com/2012/03/11/pengertian-fungsi-dan-contoh-dari-data-flow-diagramdfd/

SIA (Rangkuman Bab 5, Bab 6, Bab 7)

BAB 5 : MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

Bab 5 menjelaskan bagaimana mendesain file data. Fokus kita adalah pada perancangan data untuk basis data relasional. Pada basis data relasional (Relational Data Base), data yang di sajikan berupa table dua dimensi yang disebut relasi. Data disimpan di table, yang ekuivalen dengan file, dan kita akan menggunakan istilah tersebut bergantian. Kolom dalam table disebut sebagai atribut (attribute) dan ekuivalen dengan field di sebuah file. Istilah tersebut juga akan digunakan bergantian. Baris table-tabel ekuivalen dengan record di sebuah file.

Basis data (database) adalah pengumpilan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data.

A.    MENGIDENTIFIKASI DAN MENDOKUMENTASI FILE

Diagram akan digunakan untuk mendokumentasi desain data SIA. Diagram kelas UML dapat digunakan untuk mendokumentasi (a) table-tabel dalam SIA, (b) hubungan antar table, (c) atribut-atribut table.

B.    MENDOKUMENTASI FILE TRANSAKSI

File transaksi akan diperlukan untuk kejadian pesanan, pengiriman, faktur, dan penerimaan kas.

-          Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya table transaksi

Bahwa informasi tidak perlu dicatat dalam system computer untuk setiap kejadian. Dengan kata lain, tidak semua kejadian relevan dengan pemodelan data.

-          Tentukan kejadian-kejadian didalam proses

-          Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam system computer

-          Keluarkan kejadian query dan pelaporan karna mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA

-          Keluarkan kejadian pemeliharaan

·        KEJADIAN DAN TABLE INDUK

Biasanya, system informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk.

1.      Barang/Jasa

2.      Agen

3.      Kas

4.      File Induk buku besar

Secara umum, table induk digunakan untuk menyimpan data yang relative pemanen tentang entitas. Keuntungan penggunaan table induk untuk menyimpan data jenis ini diberikan dibagian selanjutnya.

Manfaat Tabel Induk : Salah satu alasan pembuatan table induk adalah untuk mnghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

Pedoman Untuk Menetukan Perlunya Tabel Induk : Pedoman untuk mengientifikasi perlunya tabel induk akan dibahas secara terperinci ketika rangkaian tahap-tahap formal untuk membuat diagram kela UML disajikan.

C.     ATRIBUT DAN HUBUNGAN

Analisis digunakan untuk mengidentifikasi transaksi dan tabel induk yang diperlukan.

Tiga konsep yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian : (1) Kunci primer, (2) Atribut terhubung (kunci asing), (3) Kardinalitas hubungan.

1. Kunci Utama

Kunci Utama (Primary Key) adalah atribut yang secara unik mengidentifikasi record pada tabel.

-          Tabel Pelanggan

-          Tabel Persediaan

-          Tabel Pesanan

2. Kunci Asing

Kunci Utama (foreign Key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya.

-          Kunci asing yang menghubungkan record dengan kejadian dengan record induk

-          Kunci asing yang menghubungkan dua kejadian yang terjaid dalam suatu urutan

3. Hubungan Antar Tabel

 Kardinalitas hubungan menunjukan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya, atau pelaku) di hubungkan dengan jenis entitas lain. Kardinalitas berikut ini digunakan dalam desain basis data :

-           Satu dengan satu (1:1)

-          Satu dengan banyak / banyak dngan satu (1:m / m:1)

-          Banyak dengan banyak (m:n)

4. Menentukan Kardinalitas

Setiap pola membuat dua pernyataan independent tentang hubungan antar entita. Juga, sis kejadian dari hubungan mengacu pada keterjadian sepanjang waktu.

5. Siginifikasi konsep untuk aplikasi basis data

-          Mengimplementasi dokumen dan laporan

-          Mengimplementasi formulir input

-          Mengontral data SIA L Integritas referensial

D.    PENDESAINAN DATA DENGAN DIAGRAM KELAS UML (CONTOH MENYELURUH)

Empat langkah dasar yang perlu diambil untuk mengembangkan data dengan menggunakan diagram kelas UML.

1. Letakkan tabel (file) transaksi yang diperlukan pada diagram kelas UML.
2. Letakkan tabel (file) induk yang diperlukan pada diagram kelas UML
3. Tantukan hubungan yang diperlukan antar tabel
4. Tentukan atribut yang diperlukan.

BAB 6 : MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

System manajemen basis data(Data base manajement system –DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk,mengorganisasi dan mendapatkan kembali dari suatu informasi basis data. Query adalah permintaan informasi dari basis data dan element penting pada basis data relasional.

Microsoft acces adalah satu contoh piranti lunak manajemen basis data yang akan banyak digunakan oleh orang orang ,penyedia piranti lunak basis data lainnya adalah oracle,IBM dan Informix.

Laporan(report) adalah penyajian data yang terpola dan tersusun ,laporan dibuat dan digunakan  sebagai suatu bagian integral dari proses bisnis,pelaporan meliputi penggabungan,peringkasan dan pengorganisasian informasi tentang kejadian,agent dan barang/jasa dengan berbagai cara.

Spesifikasi Query

Ada 2 macam query ,yaitu :

·         Query satu table

·         Query banyak table

MENENTUKAN KRITERIA DENGAN BANYAK KONDISI

Operator AND merupakan operator Boolean ,yang berarti bahwa setiap kondisi di kriteria haruslah benar untuk seluruh kriterua yang akan dipenuhi .kondisi lain juga dapat dihubungkan dengan operator OR.

JENIS JENIS LAPORAN

Ada dua jenis laporan ,yaitu :

·         Laporaran standar

Laporan yang sudah dipaket kan didalam program akuntansi

·         Laporan fleksibel

Laporan yang dibuat dan di desain oleh pengguna dari awal hingga akhir

Kebanyakan laporan memilki header laporan,header halaman,footer halaman dan footer laporan disamping isi utama yang mencakup data yang akan disajikan didalam laporan.

TATA LETAK LAPORAN

Header halaman(page header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas laporan,Footer Halaman(page footer) tampak dibagian bawah halaman laporan yang biasanya mencakup nomor halaman,footer laporan(report folder) terlihat satu kali di bagian akhir laporan, biasanya menyajikan informasi ringkasan total semuanya.Perincian laporan(report detail) berisi informasi utama di dalam laporan ,bagian ini menyajikan data berbagai entitas.

Kotak label dan kotak teks dua elemen penting laporan apa pun adalah label dan data ,kotak label(label box) menampilkan teks deskriptif dan tidak terpengaruh oleh data didalam table ,kotak text(text box) menampilkan data yang diambil dari table ,kotak label bersifat statis dan tidak berubah ketika data yang berada didalam nya diubah sedangkan kotak teks bersifat dinamis informasi yang berada pada kotak teks tergantung pada isi table yang mendasarinya

ISI LAPORAN

Seperti query ,perancang harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna dan memutuskan data apa yang perlu dimasukan didalam setiap laporan,table yang memuat unsur unsur data yang diperlukan untuk laporan tersebut harus diidentifikasi.informasi laporan juga dipilih berdasarkan kriteria.

ORGANISASI LAPORAN

Disamping membuat keputusan data apa yang akan dimasukan ,perancang memiliki beberapa pilihan untuk mengorganisasikan informasi pada suatu laporan.

LAPORAN KEJADIAN

·         Laporan daftar kejadian sederhana

Daftar kejadian sederhana menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama satu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokan atau sub total

·         Laporan perincian kejadian dikelompokan

Laporan perincian kejadian yang dikelompokan menampilkan daftar kejadian selama satu periode dan umumnya dikelompokan menurut barang/jasa dan agen

·         Laporan ringkasan kejadian

Meringkas data kejadian menurut berbagai parimeter,laporan ringkasan perincian lebih unggul dibandingkan laporan perincian kejadian berkelompok ketika sejumlah besar kelompok perlu dilaporkan

·         Laporan satu kejadian

Menyajikan perincian mengenai satu kejadian.sering kali laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan ke pelanggan atau pemasok

BAB 7 : MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

Formulir entry bentuk tabel menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record disatu tabel. Jenis formulir ini sering digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian. Sebagai contoh apabila penerimaan kas diterima dalam sebuah surat dioagi hari, petugas penerimaan kas bisa jadi memiliki sekumpulan penerimaan kas untuk dicatat. Formulir entry multitabel digunakan untuk menambahkan data kelebih dari satu tabel. Sebagai contoh, formulir entri pesanan dicontoh 7.7 mencatat data di tabel pesanan dan princian_pesanan. Untuk setiap pesanan, bisa terdapat banyak record perincian pesanan.

Cara-Cara Entri Data

A.      Agen internal mengetik data

B.      Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian, tombol radio, atau kotak cek.

C.       Agen internal memindai kode barang(barcode) produk atau kartu identifikasi pelanggan.

D.     Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir disitus web perusahaan.

Kebutuhan akan formulir tergantung pada (a) data apa perlu dikumpulkan dan (b) bagaimana data tersebut akan dikumpulkan. Mendokumentasikan Isi dan Organisasi Formulir : Pola Desain Formulir

5 Unsur formulir yang memerlukan dokumentasi:

ü  Menunjukkan tabel data dimana data formulir dicatat.

ü  Menunjukkan atribut apa dari setiap tabel yang dimasukkan didalam formulir.

ü   Menunjukkan bagaimana data organisasi didalam formulir.

ü  Menunjukkan tabel lain yang menyajikan data yang ditampilkan tetapi tidak dimasukkan.

ü   Menunjukkan tabel mana yang digunakan di formulir utama dan subformulir untuk menampilkan data.

Mendesain Formulir

• Mengidentifikasi dan mendokumentasikan formulir yang diperlukan
• Formulir entri data satu record : tabel arsip manajer untuk fairhaven convenience store
• Formulir satu record: formulir setoran

DFD

DFD hasil dari wawancara sebelumnya yang saya lakukan pada CV. Sinar Bintang Harapan

WAWANCARA UKM (CV. SINAR BINTANG HARAPAN)

HASIL WAWANCARA DENGAN BAGIAN PENJUALAN CV. SINAR BINTANG HARAPAN

Sintha : Siang pak, saya Sintha Febiyanti dari Univ. Gunadarma, ingin mewawancarai bapak, sebelumnya apa nama CV bapak ini ?

Pak Karsiyo : Nama CV kami adalah CV. Sinar Bintang Harapan yang berdiri pada tahun 2007.

Sintha : Apa jabatan bapak pada CV ini ?

Pak Karsiyo : Saya sebagai bagian penjualan.

Sintha : Berapa hari kerja di CV ini ?

Pak Karsiyo : 5 Hari kerja.

Sintha : Bergerak dibidang apa CV ini ?

Pak Karsiyo : CV kami bergerak dibidang alat-alat kesehatan untuk rumah sakit.

Sintha : Produk apa saja yang di jual di CV ini ?

Pak Karsiyo : Ada banyak produk yang kami jual, tetapi yang paling banyak kami jual adalah Kasa Medistra, Leukocrape, Sensi Gloves

Sintha : Di rumah sakit mana saja bapak memasarkan produk tsb ?

Pak Karsiyo : Kami memasarkan produk-produk kami di 3 rumah sakit yaitu, RS. Citra Harapan, RS. Dharma Nugraha, dan RS. Bunda Aliyah.

Sintha : Bagaimana cara bapak memasarkan produk-produk tsb ?

Pak Karsiyo : Kami melakukan pemasaran dengan cara melalukan promosi-promosi ke rs.

Sintha : Bagaimana cara pelanggan melalukan pembelian produk bapak ?

Pak Karsiyo : Caranya, pelanggan dapat memasan produk melalui tlp. Atau email yang kami sediakan, pemesanan dapat dilakukan sehari sebelumnya kemudian akan kami buatkan faktur penjualan dan kemudian diantar oleh kurir kami. Jika barang yang dipesan tidak tersedia digudang kami, kami akan mengambil barang di pabriknya langsung.

Sintha : Bagaimana cara pelanggan melalukan pembayaran ?

Pak Karsiyo : Biasanya setelah pelanggan memesan barang, sebulan kemudian akan kami kirimkan jatuh tempo dan mereka akan membayar melalui Giro.

Sintha : Apakah ada kesulitan bapak dalam memenuhi kebutuhan pelanggan ?

Pak Karsiyo : Sejauh ini tidak ada kesulitan karna kami selalu men-stock barang digudang, dan bekerja sama dengan beberapa pabrik/distributor agar mudah mendapatkan barangnya.

Sintha : Berapa modal awal CV ini pak ?

Pak Karsiyo : Modal awalnya hanya Rp 20.000.000

Sintha : Berapakah penghasilan perbulannya pak ?

Pak Karsiyo : Untuk penghasilan tidak menentu tergantung permintaan pesanan, tetapi bisa di pukul rata penghailan perbulan mencapai Rp 35.000.000

Sintha : Baiklah terimakasih pak atas informasinya.

Pak Karsiyo : Iya, sama-sama.

KESIMPULAN :

Dari hasil wawancara yang saya dapatkan, dapat di simpulkan bahwa CV. Sinar Bintang Harapan yang berdiri sejak tahun 2007, dengan modal awalnya sebesar Rp 20.000.000 memiliki system kerja yang mungkin sama dengan perusahaan-perusahaan penjualan alat-alat kesehatan yang lain. Dengan proses penjualan yaitu promosi ke RS, lalu menawarkan begbagai promo-promonya, kemudian system penjualan dengan system pesan terlebih dahulu barang yang dibutuhkan, kemudian barang dicatat di faktur penjualan dan hari berikutnya setelah pemesanan dilakukan pengecekan barang digudang jika barang tidak tersedia barang diambil di pabrik kemudian dikirim.

Pembayaran dilakukan setiap satu bulan sekali dengan mengirimkan jatuh tempo dan pemesan (konsumen) mengirimkan Giro untuk pembayarannya. Penghasilan yang bias di dapatkan CV ini perbulannya mecapai Rp 35.000.000 tergantung permintaan konsumen.

CV. Sinar Bintang Harapan dapat dikatakan sebgai supplier alat-alat kesehatan untuk RS.

PS : DFD menyusul (bersamaan dengan tugas rangkuman ke 2).

SINTHA FEBIYANTI

36111779

3DB11

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

Sistem Informasi Akuntansi

                                                           

TUGAS SOFTSKILL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

NAMA : SINTHA FEBIYANTI

NPM : 36111779

KELAS : 3DB11

UNIVERSITAS GUNADARMA

2013/2014

            I.            MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

A.    PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Dalam bab ini memiki 2 istilah penting yaitu (1) proses bisnis dan (2) system informasi.

Proses bisnis (business processes) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Para akuntan menggunakan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus Transaksi (transaction cycles) mengelompokkan kejadian-kejadian yang terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Terdapat tiga siklus transaksi utama :

·         Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa.

·         Siklus konversi (conversation cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa.

·         Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan barang/jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sistem yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen, SIM disini juga dapat dipandang sebagai bagian dari SIM organisasi.

B.     LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

System informasi akuntansi itu adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, serta informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menelusuri sejumlah besar informasi yang mengenai penjualan, penjualan dalam unti, mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran, gaji, dan jam kerja. Banyak perusahan kini berusaha untuk mengkonversi system informasi mereka yang terpencar menjadi system perencanaan sumber daya perusahaan (ERP System).

C.      PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKUNTASI

o   Membuat Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan system informasi akuntasi untuk menghasilkan laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, dan badan-badan pemerintah yang lainnya.

Laporan tersebut mengikuti suatu struktur yang ditetapkan oleh oraganisasi-organisasi seperti : Financial Accounting Standard Board, Securities and Exchange Commission, Internal Revenue Service.

o   Mendukung Aktivitas Rutin

Para manager memerlukan satu system informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan. Misalnya, menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur penagihan pelanggan, dan menagih kas ke pelanggan.

o   Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu informasi. Misalnya, mengetahui produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian. Informasi ini penting untuk merencanakan produk baru, memutuskan produk yang harus disediakan, dipasarkan kepelanggan.

o   Perencanaan dan Pengendalian

Suatu system informasi juga diperlukan untuk aktivitas perancangan dan pengendalian. Sebagai contoh, analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan ditingkatan produk secara individu.

o   Menerapkan Pengendalian Internal

Mencakup kebijakan, prosedur, dan system informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dari kerugian/korupsi dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Misalnya, satu system informasi dapat menggunakan kata sandi (password) untuk melindungi data, dan tuntuk mencegah individu untuk mengakses data.

D.    APLIKASI DAN PERANTI LUNAK AKUNTANSI

Cara lain untuk penggambaran SIA adalah dengan menerapkan aplikasi akuntansilah yang mengatur informasi. Pada umumnya, aplikasi-aplikasi akuntansi dikelompokkan menurut siklus transaksi. Interaksi antara system informasi akuntansi dan seorang pengguna terutama terdiri dari :

-          Pencatatan kejadian

-          Pengentrian informasi tentang pemasok

-          Pencetakan dokumen

-          Pencetakan laporan

-          Pelaksanaan permintaan informasi khusus

E.     PERAN AKUNTANSI DALAM HUBUNGAN DENGAN SIA

Cara lain untuk memahami system informasi akuntansi adalah dengan mempertimbangkan hubungan antara system informasi akuntansi dan pekerjaan akuntan.

o   Akuntan Sebagai Pengguna

Para akuntan dan manager keuangan menggunakan system akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dll). Dengan memahami fitur dan fungsi umum piranti lunak akuntasi saat ini akan membuat pemakaian paket akuntansi yang spesifik di tempat kerja dimasa depan menjadi lebih mudah.

o   Akuntan Sebagai Manager

Para manager bertanggungjawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuan. Dalam organisasi kecil,tanggungjawab manager akuntansi tidak hanya mengatur pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi, tetapi juga mengelola system informasi secara keseluruhan.

Direktur keuangan dan kontroler adalah anggota penting dari tim perncanaan strategis dalam suatu organisasi.

o   Akuntan Sebagai Konsultan

Akuntan yang berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultan di dalam banyak bidang, termasuk system informasi, perncanaan keuangan perorangan, akuntasi internasional, akuntansi forensic. Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, memberi konsultasi dan merncang system memerlukan suatu pengetahuan tentang proses bisnis, resiko dan pengendalian, serta teknologi informasi.

o   Akuntan Sebagai Evaluator

-          Auditor Internal : mengevaluasi berbagai unit di dalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unti itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif.

-          Auditor Eksternal : perusahaan membayar kantor akuntan public untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hokum dan untuk mengambahkan kreadibilitas atas laporan keuangan mereka.

-          Peran Evaluatif Lainnya : para akuntan memperluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance.

o   Akuantan Sebagai Penyedia Jasa Akuntasi Dan Perpajakan

Akuntan menggunakan piranti lunak akuntasi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan piranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.

F.     KESIMPULAN BAB 1

Bab 1 ini membahas lingkup dari SIA. Dalam hal lingkup SIA, SIA dapat dipandang sebagai peragkat system informasi manajemen dan menyediakan informasi akuntasi dan keuangan serta informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi.

Penggunaan system informasi akuntansi juga dibahas. Telah didapatkan bahwa SIA digunakan untuk :

-          Menghasilkan laporan-laporan eksternal

-          Mendukung aktivitas operasi rutin

-          Mendukung ketentuan-ketentuan informasi untuk pengambilan keputusan

-          Mendukung perncanaan dan pengendalian

-          Menyediakan pengendalian internal.

Hubungan antara SIA dengan pekerjaan yang dilakukan oleh para akunntan yaitu bahwa akuntan berinteraksi dengan SIA sebagai penggunaan, manager, konsultan, evaluator, serta penyedia jasa akuntasi dan perpajakan.

                                                                                                        II.            PROSES BISNIS DAN DATA SIA

System akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara, dan mengganti transaksi-transaksi untuk memahami system akuntansi klien. Mereka juga perlu untuk :

-          Mengetahui informasi apa yang harus dicari

-          Mengetahui dimana mereka bisa mendapatkan informasi

-          Mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi

-          Menyusun informasi dengan cara yang penuh arti

A.    PROSES DAN KEJADIAN BISNIS

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa.

Siklus Transaksi mengelompokkan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu.

Proses bisnis dapat disusun menjadn3 siklus transaksi utama :

§  Siklus pemerolehan/pembelian

Mengacu pada proses pembelian barang dan jasa. Karakteristik siklus ini akan dibahas.

-                      Mendiskusikan dengan para pemasok

-                      Memproses permintaan

-                      Membuat perjanjian dengan pemasok untuk memperoleh barang dan jasa

-                      Membuat per

§  Siklus konversi

Mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa.

§  Siklus pendapatan

Mengacu pada pemerolehan dan pendapatan.

-                      Merespon permintaan informasi dari pelanggan

-                      Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa dimasa mendatang

-                      Menyediakan barang dan jasa atau mengirim barang ke pelanggan

-                      Menagih pelanggan

-                      Melakukan penagihan uang

-                      Menyetor uang kebank

-                      Menyusun laporan

B.     PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu system informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana system informasi beroperasi. Pengetahuan sepeti itu memungkinkan jasa konsultasi dan desain system, serta untuk memenuhi peran mereka sebagai evaluator dan auditor.

Para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesain suatu system informasi akuntansi.

·         Pedoman Mengakui Kejadian

Pedoman 1 : kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi tanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Pedoman 2 : abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.

Pedoman 3 : kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen internal lainnya.

Pedoman 4 : kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/interupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah inetrupsi seseorang diluar organisasi/proses itu mungkin memulai proses tsb. Sebagai alternative, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.

Pedoman 5 : gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sikap umum dari kejadian itu.

C.      PENGORGANISASIAN DATA DALAM SIA

Satu motivasi penting untuk mengidentifikasi kejaidan dari uraian naratif mengenai suatu proses bisnis, adalah bahwa data SIA berhubungan erat dengan kejadian.

Secara singkat akan dikaji ulang system manual untuk mencatat informasi akuntansi sebelum menjelaskan bagaimana data diorganisasikan dalam SIA terkomputerisasi modern.

ü  Sistem Manual Untuk Siklus Pendapatan Dan Buku Besar

Kejadian yang mempengaruhi buku besar terjadi dari kejadian-kejadian, yaitu menerima dan mencatat pesanan penjualan, pengiriman, pembuatan pesanan pembelian, dan penerimaan kas.

Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen, sumber, jurnal dan buku besar. Dalam SIA manual yang tradisional, informasi tentang kejadian bisnis pertama ditangkap adalah dokumen sumber.

ü  Arsip Dalam SIA Yang Terkomputerisasi

Bagaimana ini menunjukkan bagaimana data diorganisasi dalam SIA yang terkomputerisasi secara singkat memperkenalkan konsep penting mengenai file yang perlu anda pelajadi tentang bagaimana data diorganisasi dalam suatu system yang terkomputerisasi.

-          Entity (entitas)

-          Field

-          Record

-          File

-          Transaction File

-          Master File

-          Reference Data

-          Reference Field

-          Summary Data

-          Summary Field

D.    JENIS-JENIS FILE DAN DATA

Dua jenis penting dari file data adalah : file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran perangcangan atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana cara pengorganisasiannya.

Dalam memperlajari SIA, seorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.

1.      File Induk

File induk mempunyai ciri-ciri berikut :

·         File induk menyimpan data yang relative permanen mengenai agen eksternal, agen internal, atau barang dan jasa, misalnya :

-             File Persediaan (barang dan jasa)

-             File Pelanggan (agen eksternal)

-             File Karyawan (agen internal)

·         File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi individual.

·         Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai acuan (data deskriptif yang permanen) atau ringkasan (data yang diubah ketika kejadian).

·         Barang dan jasa, barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

·         Agen eksternal, orang-orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan

·         Agen internal, orang-orang atau unit organisasi yang berada didalam perusahaan

2.      File Transaksi

·         File transaksi menyimpan data tentang kejadian : pesanan, pengiriman, penagihan kas.

·         File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

·         File transaksi biasanya mencakup informasi tentang kuantitas dan harga.

·         Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatam dan pemerolehan.

3.      Hubungan Antara File Induk dan File Transaksi

Antara file induk dan file transaksi memiliki hubungan yang erat, karena keduanya saling keterkaitan untuk mengciptakan proses bisnis.

File transaksi merupakan file pendukung dari file induk.

4.      Manfaat Pemisahan Informasi kedalam Record Induk dan Transaksi

Ketika mencatat perincian pesanan dalam File Perincian_Pesanan, petugas pencatatan pesanan hanya perlu memasukkan ISBN dan kuantitas yang diinginkan.

Pemahaman mengenai bagaimana file induk dan transaksi bekerja sama adalah penting untuk meneliti suatu aplikasi akuntansi dan harus dicapai dalam konteks proses bisnis yang sedang dipelajari.

E.     KEJADIAN DAN AKTIFITAS

-          Pencatatan

Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber daya atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi. Kadang, suatu dokumendibuat pada permulaan ataupun akhir dari suatu sesi pencatatan.

-          Pembaruan

Pembaruan mengacu pada tindakan pengubahan data iktisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

-          Pemeliharaan File

Aktifitas pemeliharaan file menangkap atau mengorganisasi data acuan tentang file induk.

F.     KESIMPULAN BAB 2

Para akuntan sebagai evaluator dan perancangan perlu memahami proses-proses bisnis perusahaan dan bagaimana data diorganisasikan untukmendukung proses-proses tersebut.

Tiga jenis proses penting adalah siklus pemerolehan, konversi dan pendapatan. Fungsi khusus dalam siklus pemerolehan meliputi perjanjian dengan para pemasok, dan menerima kas.

Data dapat diorganisasikan dalam banyak cara, pada system manual, dokumen sumber, jurnal, buku besar, dan buku pembantu digunakan. Pada system yang terkomputerisasi pada umumnya perusahaan menggunakan dokumen sumber dann file data.

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. File induk dibuat untuk menyimpan data acuan tentang barang dan jasa serta agen interdan dan agen eksternal, sedangkan file transaksi digunakan untuk menyimpan informasi tentang kejadian seperti pesanan, pengiriman, dan penagihan kas.

                                                                     III.MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

A.    DIAGRAM AKTIVITAS UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen. Dalam pembahasan ini digunakan Unified Modeling Language (UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan suatu system informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek. UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap system informasi. Ini merupakan standard terbuka yang menjadikannya sebagai bahan permodelan yang umum di industry. Standard ini terus dikembangkan dan diperbaharui dengan pengawasan dan control dari Object Management Group (OMG), sebuah keanggotaan  terbuka, konsorsium yang tidak berorientasi laba dari perusahaan dalam industry computer.

Diagram Aktivitas UML memainkan peran sebagai “peta” dalam memahami sebuah bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas didalam proses.

o   Over Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

-          Overview Diagram : menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian penting, urutan kejadian dan aliran informasi antar kejadian.

-          Detailed Diagram : diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditujukan pada overview diagram.

B.     MEMAHAMI OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM

-          Menerima pesanan

-          Menyiapkan makanan

-          Menyajikan makanan

-          Mencatat penjualan

-          Menutup register

-          Rekonsiliasi

Memisahkan aktivitas atau kejadian menurut orang atau department yang bertanggung jawab atas kejadian tsb :

§  Agen diluar organisasi ini

§  System computer digunakan untuk mencatat dan memperoleh data SIA

§  Lingkaran penuh yang menunjukkan awal proses

§  Enam kejadian ditunjukkan oleh segiempat panjang

§  Ingat bahwa teks berfokus pada karyawan/department yang bertanggung jawab di dalam organisasi pada saat mengidentifikasi kejadian

§  Kejadian 1 dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan

§  Kejadian 4 dimulai ketika pelanggam mengambil nota penjualan yang terisi lengkap

§  Tindakan pelanggan disebut sebagai pemicu yang menyebabkan satu agen didalam organisasi itu untuk melakukan beberapa tindakan

§  Garis dengan panah digunakan untuk menunjukkan urutan kejadian

§  Teks digunakan symbol dokumen untuk menunjukkan dokumen sumber dan laporan

§  Garis putus-putus dan panah digunakan untuk menunjukkan aliran informasi

§  Garis putus-putus digunakan untuk menyambung kejadian dan table

§  Symbol mata banteng digunakan untuk menunjukkan akhir proses

C.     MEMBUAT OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM

Langkah Pendahuluan :

1.      Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting.

2.      Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas memnunjukkan batas kejadian dan nama kejadian

Langkah Untuk Membuat Diagram Aktivitas :

3.      Menunjukkan agen yang terlibat didalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes

4.      Membuat diagram untuk masing-masing aktivitas

5.      Menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis

6.      Menggambar table (file) yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis

D.    MEMAHAMI DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

-          Memeriksa informasi di dalam file computer

-          Membandingkan dokumen

-          Membuat data acuan tentang entitas

-          Memperbaharui informasi tentang entitas

-          Menyusun laporan/mencetak dokumen

E.     MEMBUAT DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

1.      Tambah penjelasan naratif untuk menunjukan aktivitas

2.      Buatlah table arus kerja

3.      Identifikasilah diagram terperinci yang dilakukan

4.      a. buatlah swimlane untuk agen yang terlibat pada satu atau bebrapa kejadian yang ditujukan pada detailed diagram

b. tambahkan segiempat panjang unruk setiap aktivitas didalam kejadian yang didokumentasi pada detailed diagram

c. gunakan garis tanpa putus untuk menunjukkan urutan aktivitas

d. atur dokumen yang dibuat/digunakan oleh aktivitas didalam diagram

e. gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen

f. dokumentasikan setiap table yang dibuat, dimodifikasi atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom computer

g. gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan table

F.       OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM DAN DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

Berikut ini adalah dokumentasi diagram aktifitas UML yang disediakan :

-          Anotasi narasi yang menunjukkan kejadian dan aktivitas

-          Tablel arus kerja

-           Overview activity diagram untuk proses pendapatan

-          Detailed activity diagram

G.    KESIMPULAN BAB 3

Penting bahwa para akuntan memahami suatu proses bisnis, konteks dimana system informasi dibuat dan digunakan.

Bab ini, ditunjukkan bagaimana cara menyajikan kejadian secara grafis dengan menggunakan diagram activitas UML. Tanggung jawab dan kejadian dalam proses. Karna berbagai derajat perincian ajan dibutuhkan, tergantung pada penggunaannya, dua tingkat diagram aktivitas dikembangkan, yaitu overview diagram dan detailed diagram.

             IV.            MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal Dan Peran Akuntan

Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran. Kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemahaman yang baik mengenai pengadilan internal penting bagi akuntansi yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi.

Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal; Komponen Dan Sasaran Pengendaian Internal

Komponen Pengendalian Internal pada laporan COSO

1.      Lingkungan pengendalian

2.      Penentuan risiko

3.      Aktivitas pengendalian

4.      Informasi dan akuntansi

5.      Pengawasan

Sasaran Pengendalian Internal

Pemangku kepentingan yang berbeda (pemegang saham,manajer,pelanggan dan karyawan) mungkin memiliki tujuan yang berbeda-beda. Pemegang saham utamanya mungkin berhubungan dengan pangsa pasar, penjualan, dan kepuasan pelanggan. Sasaran pengendalian internal yang disebutkan di laporan COSO mencakup berikut ini :

-          Efektivitas dan efisiensi operasi

-          Keandalan pelaporan keuangan

Sasaran Pelaksanaan. Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas.

Sasaran Sistem Informasi. Sasaran sistem informasi memfokuskan kepada pencatatn, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi.

Sasaran Perlindungan Aset. Fokus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi.

Sasaran kinerja. Sasaran kinerja memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa.

Penentuan Risiko Pelaksanaan : Siklus Pendapatan

Risiko pelaksanaan mencakup risiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi. Mengembangkan pengendaian untuk mengurangi risiko.

Menerapkan pengendalian. Setelah menentukan penyebab potensial terjadinya risiko, pengendalian internal yang tepat harus diterapkan.

Penelitian Risiko Sistem Informasi

Memfokuskan pada risiko sistem informasi atau risiko kesalahan pada sistem informasi perusahaan melalui pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak tepat.

Pencatatan Risiko

Pencatatan risiko adalah menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.

Memperbarui Risiko

Pembaruan risiko adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbaharui dengan tepat. Memperbaharui kesalahan bisa jadi sangat mahal.

Risiko Pengendalian

Setelah risiko kerugian atau kesalahan yang signifikan telah diidentifikasi evaluator harus memerhatikan cara-cara untuk mengendalikan risiko.

Pengendalian Arus Kerja

1.      Pemisahan tugas

Pemisahan tugas antar agen internal merupakan konsep ini dalam medesain aktivitas pengendalian internal.

2.      Penggunaan Informasi Manajemen Kejadian Sebelumnya untuk Mengendalikan Aktivitas

Informasi mengenai kejadian sebelumnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer.

3.      Urutan Kejadian yang Diharuskan

Dibanyak kasus organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu.

4.      Menindaklanjuti Kejadian

Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menelaah transaksi yang belum disimpulkan.

5.      Dokumen Bernomer Urut

Memberi nomer urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian.

6.      Pencatatan Agen Internal yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses

Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kejadian.

7.      Pembatasaan Akses ke Aset dan Informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data adalah membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan.

8.      Rekonsiliasi Catatan dengan Bukti Fisik Aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenernya.

Penelaahan kinerja

Penelaahan Kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeks, atau data periode lalu. Record induk dan penelaahan kinerja. Penelaahan kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara. Pertama, angka-angka standar dan anggaran (data acuan)biasanya dicatatselama aktivitas pemeliharaan file di record induk. Kedua, data ringkasaan yang disimpan di record untuk sering kali digunakan untuk menerapkan tindakan perbaikan.